Como organizar um casamento com muitos convidados? Conheça os 6 aspectos fundamentais!

Como organizar um casamento com muitos convidados? Conheça os 6 aspectos fundamentais!

Casamentos com um grande número de convidados, demandam um planejamento diferenciado, pois todas as demandas se multiplicam a cada nome que entra em sua lista! Conheça os 6 aspectos fundamentais para realizar uma organização perfeita!

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Você se encontra naquela situação em que o casal possui famílias numerosas, repletas de irmãos, tios, primos, sobrinhos… E ainda por cima ambos são super simpáticos, com centenas de pessoas em suas redes sociais, inúmeros amigos de infância e diversos colegas de trabalho? Se começou a elaborar sua lista de convidados, provavelmente já se deu conta de que ela ficará enorme, o que pode parecer um tanto assustador em relação ao planejamento do grande dia. Mas não se preocupe, pois hoje damos todas as dicas de Como organizar um casamento com muitos convidados? Conheça os 6 aspectos fundamentais!

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Foto: Giovani Garcia Fotografia

Aposte em uma excelente assessoria

Em primeiro lugar, é muito importante parar para pensar sobre a organização deste tipo de casamento. Seja sincera consigo mesma e pense: existe a possibilidade de planejar um projeto tão grandioso por conta própria? Ou a contratação de um profissional especializado evitaria todo o stress, aborrecimentos, além de proporcionar muito mais segurança durante todo o planejamento?

Então Acredite: por trás de uma noiva tranquila SEMPRE tem uma excelente assessora!

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Le Cult Produções & Eventos – Foto: Mark Greathouse

Ingrid Lima, assessora experiente e diretora da I & R Assessoria, comenta que é de extrema importância a contratação de uma assessora para qualquer tipo de evento. “Primeiro porque tem a expertise para escolher os fornecedores adequados ao perfil e ao budget dos noivos, terá a gestão em média de 80 fornecedores desde a contratação até o dia supervisionando a entrega de móveis, montagem de layout e decoração, conferência com o buffet de estoque, e outros detalhes para que o evento seja PERFEITO!”

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I & R assessoria – Foto: Brandão Foto e Filmes

Thaís Esmerini, assessora responsável pela Princess Assessoria, comenta que “a assessoria de eventos tem um papel importantíssimo na organização dos casamentos, festas. Cuidar do evento desde o marco zero, avaliar se os sonhos do cliente, do local , profissionais a serem contratados, orçamento, enfim, quando você conta com o apoio de alguém com expertise no assunto, todas as decisões ficam muito mais fáceis de ser tomadas.”

Organizar com bastante tempo de antecedência

Sem dúvida alguma, este é um dos fatores mais importantes para a organização deste tipo de casamento, em que cada detalhe se multiplica pelo grande número de convidados. Por isso, é recomendado que a escolha da data para o grande dia e o período destinado para os preparativos, se adequem a magnitude do evento. Mas qual seria o tempo ideal?

Fabiana Santos, renomada assessora da Faby’s Assessoria em Eventos, diz que aconselha a seus noivos que comecem os preparativos com 15 a 20 meses de antecedência. “Até mesmo para garantir o dia escolhido em igrejas e salões de festa, pois existem alguns meses nos quais as datas são bem disputadas. Para chegar ao grande dia com tudo pronto, organização e um bom planejamento são imprescindíveis.” 

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Faby’s Assessoria em Eventos – Foto: AR Photo & Film

Leve em conta o espaço necessário

Tanto para a cerimônia, seja ela civil ou religiosa, quanto para a recepção, há a necessidade de escolher um local com espaço suficiente para acomodar todos os convidados, e que ainda ofereça lugar de sobra para que todos possam se mover sem maiores problemas.

“É muito importante se certificar se o espaço de fato comporta a sua lista de convidados, principalmente se a cerimônia acontecerá no mesmo local. Certifique-se da infraestrutura, como saídas de emergência, alvará de funcionamento e iluminação. Se pretende realizar um evento noturno, a iluminação artificial é extremamente necessária, senão, o ambiente ficará escuro e toda a beleza do local ficará escondida.” Indica Fabiana Santos.

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Princess Assessoria – Foto: Mel Fotografia

Se mora em São Paulo e está em busca do local perfeito para sua celebração, o Buffet Imagem – Espaço Medieval oferece dois maravilhosos castelos rodeados pela natureza: o Vale do Luar com capacidade para até 220 pessoas e o Vale dos Sonhos que atende perfeitamente festas com até 600 convidados. Além de seus incrível serviço de buffet, os noivos ainda dispõem de 5 ambientes diferenciados para a realização da cerimônia, bosque iluminado, 3 lagos deslumbrantes, spa da noiva, espaço do noivo, heliponto e estacionamento para 200 carros.

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Buffet Imagem – Espaço Medieval – Foto: Foto Magia Produções

Já as noivas cariocas, possuem um dos espaços ao ar livre mais lindos do estado a sua disposição. O Sítio Verde Vila, oferece a infraestrutura necessária para acomodar confortavelmente até 500 convidados, celebrando casamentos que podem ser personalizados de acordo com o estilo do casal. Suas instalações contam com um exuberante jardim, pista de dança, piscina, varanda, estacionamento e serviço de valet, tudo para tornar de seu grande dia, um momento inesquecível.

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Sítio Verde Vila – Foto: divulgação

E para casais que buscam um lugar charmoso, elegante e rodeado pelo verde, o IF Espaço Múltiplo, situado na região de Pendotiba, Niterói, se torna o local ideal para a celebração de seus sonhos. O espaço possui dois grandes salões e um lugar ao ar livre com cobertura parcialmente retrátil, capazes de acomodar entre 150 e 800 pessoas, além de oferecer infraestrutura completa, equipe especializada e amplo estacionamento, proporcionando total conforto para noivos e convidados.

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IF Espaço Múltiplo – Foto: Marina Lomar

Escolha da data e envio dos convites

Como dito anteriormente, uma vez escolhida a data, esta deve ser fechada o quanto antes para que se possa começar a tratar dos preparativos evitando possíveis percalços. Neste caso, tanto o local da cerimônia quanto o da recepção já deverão estar pré-reservados e confirmados antes do próximo grande passo: a confecção dos convites. Mas lembre-se de que este tipo de casamento possui a necessidade de uma organização mais elaborada, por isso, faça um anúncio prévio para seus convidados através de um save the date, que pode ser enviado pelos correios, e-mail ou vídeo.

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Lollilove – Foto: divulgação

Em um casamento de grande porte, este é um detalhe importante para que o casal possa saber com certeza o número total de presentes, deixando claro que o tempo limite de confirmação, deve se dar em torno de um mês antes de seu grande dia.

Le Cult Produções e Eventos, possui a proposta de organizar o planejamento desde a formulação da ideia até a sua concretização, colaborando inclusive, no momento do envio dos convites, verificação e administração das confirmações dos convidados.

Deslocamento dos convidados

É importante levar em conta o deslocamento do grande número de convidados para o local da cerimônia e recepção. O ideal seria contratar uma frota de transporte para o dia de seu evento, garantindo que a empresa ofereça disponibilidade, flexibilidade e principalmente, veículos suficientes para todos os presentes. Contratando este tipo de serviço, você estará evitando o problema da falta de estacionamento, chegada em locais de difícil acesso, entre outras vantagens.

Ingrid Lima costuma indicar duas alternativas em relação a falta de estacionamento: “se o espaço indica uma empresa de valet optamos por contratar e os noivos decidem se o custo será deles ou repassado aos convidados. Quando o local do evento não tem estrutura de estacionamento, geralmente locamos vans para as famílias e convidados.”

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I & R assessoria – Foto: Brandão Foto e Filmes

Outro detalhe que não pode ficar de fora de sua lista, é o alojamento para amigos e familiares que vivem em outras cidades. Neste caso, o casal poderá oferecer indicações de hotéis próximos ao local do evento, ou até mesmo realizar sua celebração em um hotel como o Tivoli São Paulo – Mofarrej, que através de seus maravilhosos espaços, aliados a uma gastronomia indescritível e serviço totalmente personalizado, oferece uma experiência única e marcante para noivos e convidados.

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Tivoli São Paulo – Mofarrej – Foto: divulgação

Comes e bebes para centenas de pessoas

Não podemos negar que o buffet é um dos pontos mais relevantes do planejamento, pois os comes e bebes fazem parte de nossa cultura quando pensamos em uma celebração, e as expectativas em relação aos casamentos costumam ser muito elevadas. Para a organização de um enlace com inúmeros convidados, há a necessidade de contratar um catering acostumado a trabalhar com um grande número de pessoas, que disponha de pessoal qualificado e que possa servir muitos pratos sem que os mesmos cheguem frios às mesas.

Ingrid Lima enfatiza que o casal deve contratar um profissional ou empresa extremamente experiente, competente, altamente responsável e totalmente comprometida com a qualidade do serviço prestado. “Feito isso, a organização, alinhamento de requisitos técnicos e todas as etapas do cronograma até o dia do evento é feita pela equipe de assessoria.”

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Saint Morit’s Buffet e Eventos – Foto: divulgação

O casamento começa desde o momento do pedido de noivado, então não deixe de aproveitar cada minuto contratando empresas com profissionais experientes como a Faby’s Assessoria em Eventos, I & R Assessoria, Le Cult Produções e Eventos e Princess Assessoria, e tenha certeza de que poderá contar com um verdadeiro time de fadas madrinhas.

Entre em contato com as empresas mencionadas nessa matéria

Giovani Garcia Fotógrafos para casamentos
Tivoli São Paulo – Mofarrej Hotéis e pousadas
Faby’s Assessoria em Eventos Assessoria casamentos e cerimonial
Sítio Verde Vila Fazendas e Sítios
Le Cult Produções & Eventos Assessoria casamentos e cerimonial
I & R Assessoria Assessoria casamentos e cerimonial
Saint Morit's Buffet e Eventos Buffets e banqueteiros
Princess Assessoria Assessoria casamentos e cerimonial
Lollilove Convites

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